Enge Zusammenarbeit zwischen HR und IT legt den Grundstein für die Zukunft von HusCompagniet

Ein explosiv wachsendes Unternehmen benötigt eine Plattform für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung, um die Effizienz des Unternehmens aufrechtzuerhalten, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Die IT- und die Personalabteilung von HusCompagniet haben diese Aufgabe in enger Zusammenarbeit angepackt - mit Hilfe der SIVIS Enterprise Security.

Die Benutzer- und Zugriffsverwaltung gehört traditionell zu den Aufgaben der IT-Abteilung. Sie ist ein wichtiges Instrument für die Verwaltung der angeschlossenen IT-Benutzer und ihrer Aktivitäten in der gesamten IT-Umgebung und hat auch eine wichtige Sicherheits- und Compliance-Funktion.

"Eine Lösung für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung ist unerlässlich, um Mitarbeiter und deren Zugriff auf die Ressourcen und Daten des Unternehmens sicher zu verwalten, und sie muss die geltenden Compliance-Anforderungen erfüllen", sagt Nicholas Hansen, Leiter der Group IT bei HusCompagniet.

"Das ist für uns enorm wichtig, da wir wertvolle und sensible Kundendaten speichern, die wir vor unberechtigtem Zugriff schützen müssen", sagt er.

Dies war auch einer der ausschlaggebenden Gründe, warum sich HusCompagniet für die SIVIS Enterprise Security entschieden hat. Doch für HusCompagniet ist SIVIS Enterprise Security mehr als nur eine IT-Lösung.

"Es ist leicht anzunehmen, dass die Verwendung von IT-Systemen immer die Aufgabe der Mitarbeiter in der IT-Abteilung ist, was nicht unbedingt der richtige Weg ist. Wenn ein neues System nicht dazu beitragen kann, das Geschäft zu fördern - und in vielen Fällen von Unternehmen genutzt werden sollte - dann hat es keinen Wert.", sagt Nicholas Hansen.

"Unser Einsatz von SIVIS Enterprise Security war ein Erfolg - gerade weil die Implementierung in enger Zusammenarbeit zwischen HR und IT erfolgte", fügt er hinzu.

Explosives Geschäftswachstum

HusCompagniet ist das größte Wohnungsbauunternehmen in den nordischen Ländern mit Niederlassungen in ganz Dänemark. Personalleiterin Anna Schøning blickt auf eine lange Karriere im Unternehmen zurück, aber vor einigen Jahren war sie an vorderster Front dabei, die Personalabteilung von HusCompagniet von Grund auf aufzubauen. Das war notwendig, und es hat sich gelohnt.

In den letzten Jahren ist HusCompagniet explosionsartig gewachsen. Noch vor wenigen Jahren hatte das Unternehmen 200 Mitarbeiter, heute sind es 380, und es kommen ständig neue hinzu. Zwischen 5 und 15 neue Mitarbeiter werden jeden Monat an allen Standorten des Unternehmens eingestellt.

HusCompagniet hat auch ein B2B-Unternehmen gegründet, eine von vielen Initiativen, die dazu führen, dass HusCompagniet bald 1.000 Mitarbeiter haben wird.

Dieses explosive Wachstum erfordert die richtigen Systeme, um die Expansion des Unternehmens zu unterstützen, weshalb SIVIS Enterprise Security in die Arbeit der Personalabteilung integriert wurde.

Digitales Onboarding liegt in den Händen der Personalabteilung

Die Personalabteilung war bereits in der Anfangsphase direkt involviert, als HusCompagniet mit der Implementierung von SIVIS Enterprise Security begann, was auf die Initiative der Personalabteilung und von Anna Schøning zurückging.

"Als ich in der Personalabteilung anfing, bestand meine Hauptaufgabe darin, die Onboarding-Prozesse zu systematisieren und zu rationalisieren. Als sich das Gerücht über die Compliance Suite intern in der Organisation verbreitete, konnte ich den Vorteil damit wirklich erkennen", sagt Anna Schøning.

Bevor SIVIS Enterprise Security Teil der Arbeitsprozesse der Personalabteilung wurde, fand die Erstellung und Verwaltung von Mitarbeiterdatensätzen in einer Excel-Tabelle statt. Der externe Partner von HusCompagniet kümmerte sich um die praktische Erstellung und Zuweisung des Zugangs zu Systemen und Anwendungen. Viele Herausforderungen und Probleme traten auf, weil das Anlegen von Mitarbeitern und die Zugangsverwaltung nicht vollständig automatisiert waren.

"Wir sind leicht in die Falle getappt, neue Mitarbeiter mit einer Kopie der Zugangsdaten ihrer Kollegen, ohne darüber nachzudenken, wie viele verschiedene und unnötige Zugangsdaten im Laufe der Jahre zusammengetragen worden sein könnten. Außerdem gab es viele manuelle Arbeitsabläufe, die die Effizienz sowohl hier in der Personalabteilung als auch im Rest der Organisation beeinträchtigten. SIVIS Enterprise Security hat die Arbeitsabläufe automatisiert und die Effizienz wirklich gesteigert", sagt Anna Schøning.

Mit SIVIS Enterprise Security hat die Personalabteilung das Anlegen von Mitarbeitern und die Vergabe von Zugängen selbst in der Hand. Das digitale Onboarding in der Personalabteilung wird mit anderen Onboarding-Prozessen abgestimmt.

"Jetzt müssen wir endlich nicht mehr bis zu fünf Tage warten, bis eine Anlage erfolgt. Das bedeutet, dass wir sofort mit unseren anderen Onboarding-Aufgaben weitermachen können und nicht zuletzt, dass wir sicherstellen können, dass die Mitarbeiter vom ersten Arbeitstag an Zugang zu den Systemen haben. Das garantiert die Produktivität des gesamten Unternehmens und sorgt für zufriedene Mitarbeiter", sagt Anna Schøning.

Eine erfolgreiche Beziehung zwischen HR und IT

Der Prozess bei der Implementierung von SIVIS Enterprise Security ist ein Beispiel für eine erfolgreiche und lohnende Zusammenarbeit zwischen der Personal- und der IT-Abteilung, zwei Abteilungen, die in den meisten Unternehmen zwei sehr unterschiedliche Sichtweisen repräsentieren: eine Abteilung konzentriert sich auf das Personalwesen, die andere auf die Operationen und Systemressourcen.

Die Perspektiven trafen sich in der Compliance-Suite, und die beiden Abteilungen konnten zusammenarbeiten, um angemessene Prozesse zum Nutzen des gesamten Unternehmens zu etablieren.

"Ich denke, dass SIVIS Enterprise Security bei uns ein Erfolg war, weil die Personalabteilung so früh einbezogen wurde und weil sich IT und Personalabteilung im Prozess wirklich ergänzt haben", sagt Anna Schøning.

Die IT-Abteilung könnte sicherlich alle technischen Aspekte abdecken, aber die praktischen Prozesse im Zusammenhang mit dem On- und Offboarding wären ohne das Expertenwissen der Organisation, das wir in der Personalabteilung haben, nicht kommerziell Organisation, die wir in der Personalabteilung haben. Hier haben wir u.a. mit 
vertieften Kenntnissen des Organigramms Organigramm, Stellenbezeichnungen und Rollen, die das Kern der Compliance Suite ist", sagt sie.

Es ist sinnvoll, die Benutzerverwaltung in der Personalabteilung anzusiedeln

SIVIS Enterprise Security hat dazu beigetragen, die internen Prozesse zu straffen und Hus- Compagniet wichtige Ressourcen zu ersparen, die in zu vielen manuellen Arbeitsabläufen verschwendet wurden. Die Übertragung der Mitverantwortung für die Compliance Suite an die Personalabteilung hat auch der IT-Abteilung große Vorteile gebracht.

"Im Allgemeinen ist es unglaublich teuer, wenn sich IT-Mitarbeiter hinsetzen, um neue Mitarbeiter anzulegen und ihnen Zugang zu Systemen, Daten und internen Ressourcen zu geben. SIVIS Enterprise Security ist einfach zu bedienen, so dass die Aufgaben auch von einer studentischen Hilfskraft in der Personalabteilung erledigt werden können. Das optimiert nicht nur unseren Ressourcenverbrauch, sondern ist auch sehr sinnvoll, weil die Benutzer- und Zugangsverwaltung bereits eng mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter und den Kernaufgaben der Personalabteilung verknüpft ist", sagt Nicholas Hansen.